Verontrusting bevindingen accountant gemeente Helmond!

26 februari 2018

Voorzitter,

Geschrokken en verontrust namen we kennis van de bevindingen van de accountant Deloitte zoals zij die in hun managementletter 2017 verwoorden. Deze managementletter werd, met de reacties van de gemeentesecretaris, de (voorzitter van de) Rekenkamercommissie en het college gepresenteerd op woensdagavond 7 februari jl.

De bijbehorende stukken konden niet vooraf worden ingezien. Deze zijn bewust, zo werd ons per mail verwoord, op het laatste moment op Notubox geplaatst. Hierdoor kregen we geen tijd om de stukken tevoren door te nemen, laat staan met fractiegenoten te bespreken. Tijdens de vergadering moesten we het, als commissieleden,  dus doen met de mondelinge toelichtingen die met enkele slides werden geïllustreerd. Pas na de vergadering konden we de stukken goed doornemen en overleg met elkaar te voeren. Onvoorstelbaar! Wat een hoeveelheid aan geconstateerde zaken die niet afdoende waren! En onbegrijpelijk, dat de enorme impact van deze onvolkomenheden niet tot grote(re) rampen heeft geleid!

De mondelinge informatie was op zich al schrikbarend! Er  zijn dus tal van onvolkomenheden geconstateerd door de accountant. Door alle sprekers, Dhr. Zuidema van Deloitte, de gemeentesecretaris Dhr. Ter Voert, de voorzitter van de Rekenkamercommissie Dhr. Dingen en de wethouder Financiën Dhr. Smeulders werd bezworen dat het goede pad is ingezet en dat er vertrouwen is in een proces dat tot voldoende verbetering zal leiden.

Tijdens de commissievergadering is door PvdA al aangegeven niet een zelfde vertrouwen in verbetering te hebben, zoals de sprekers op die vergadering dat hebben verwoord omdat in de afgelopen jaren diverse keren, op vragen naar moeilijkheden in met name de personele bezetting en verhoudingen, steeds werd geantwoord dat alles op de rit was.

Onze vragen, gesteld in diverse vergaderingen van de commissie Financiën (o.a. bij Beraps) en tijdens raadsvergaderingen, werden  ingegeven door verschillende signalen; processen waarvan wij zelf constateerden via raadsvoorstellen, RIB’s en mededelingen aan de raad dat er zaken niet goed liepen, alsmede van zowel partners uit de stad als van personeelsleden zelf. De reorganisatie, gestart in 2015,  was de hoofdoorzaak van de verontrusting. Keer op keer is door college en gemeentesecretaris aangegeven dat er, ook na ontdekking van een omvangrijke fraudezaak, na weliswaar hier en daar wat stroef lopende zaken verbetering was ingezet. Daarnaast hebben we vragen gesteld over de gevolgen van nog door te voeren bezuinigingsmaatregelen op personeel.

We worden door de bevindingen van de accountant nog eens bevestigd in onze verontrusting over het op sterkte zijn van de ambtelijke organisatie en de accuraatheid van de gehanteerde processen.

Wij kunnen dan ook niet geloven dat bij het college niet al eerder voldoende signalen waren binnengekomen zoals die ons bereikten over zaken die niet op orde waren en die nu zwart op wit beschreven zijn door de accountant.

Vertrouwen hebben wordt extra moeilijk in het licht van de opmerking van de voorzitter van de Rekenkamercommissie in zijn reactiebrief die zegt: “De Rekenkamercommssie wijst er hierbij wel op dat het extra investeringen zal vergen in capaciteit en kwaliteit en op versterking van de sturing. Naast alle veranderingen die doorgevoerd moeten worden wijst de Rekenkamercommissie tevens op het feit dat er hard gewerkt zal moeten worden aan het verbeteren van de bedrijfscultuur.”

Voor ons een serieuze aanleiding na te denken over een motie van treurnis in de richting van de wethouders met financiën en personeel en organisatie in hun portefeuille. Gezien de op handen zijnde gemeenteraadsverkiezingen en de noodzaak tot voortgang van de ingezette verbeterprocessen, naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant, waarbij vanuit het college meer dan “vinger aan de pols” een vereiste is, willen we op dit moment zo ver niet gaan.

Toch willen we u onze verontrusting over het geconstateerde niet op orde zijn van organisatorische processen en organisatorische sterkte niet onthouden. Vertrouwen durven wij niet uit te spreken. We dringen echter wel aan op spoedige verbeteringen.

  • Wij vragen ons nu wel harder dan ooit af of de ingezette bezuinigingsoperatie op het ambtenarencorps niet veel te rigoureus is verlopen.
  • We willen graag van u vernemen of er nog steeds een deel van de bezuinigingsopdracht in te vullen is.
  • En hoe deze bezuinigingen zich kunnen verhouden met de noodzakelijk geachte investeringen in ICT, scholing van personeel en aanpassen van werkwijzen.
  • En zo ja, of we deze opdracht, zeker in het licht van de broodnodige aanpassingen zoals die door de accountant zijn voorgesteld, niet beter meteen kunnen schrappen?
  • We begrepen dat de werkbudgetten van de diverse afdelingen lang onduidelijk zijn geweest voor de medewerkers op die afdelingen. Zijn deze werkbudgetten inmiddels bekend?
  • Daarnaast vragen we om periodiek in de commissie geïnformeerd ten worden over de voortgang van de verbeteracties (eens per kwartaal). Dus intensiever dan de berap!